El ticketing jurídico otorga al departamento legal el control total sobre las solicitudes que recibe y multiplica sus beneficios si se combina con un CLM adecuado
Los departamentos legales reciben cientos de solicitudes por correo electrónico, a través de servicios de mensajería como Teams, Google Meet o Zoom, o de forma verbal. Debido a este proceso manual, los abogados tienen serios problemas para identificar el estado de cada petición, de quién proviene o cuándo vence. El ticketing jurídico es un método indispensable para canalizar y organizar todas esas peticiones: conoce sus claves y por qué la tecnología CLM es la más recomendable para implementar este sistema en tu departamento legal.
¿Qué es el ticketing jurídico?
El ticketing jurídico es un método de estandarización y canalización de todas las solicitudes de servicio que llegan al departamento legal, una herramienta necesaria para mejorar drásticamente la eficiencia de este área. Gracias a este sistema, cada solicitud de servicios se realiza por medio de un formulario que genera un ticket de forma automática, para poder hacer un seguimiento del trabajo asociado a cada petición así como una monitorización de su estado.
Este sistema permite conocer el origen de cada solicitud así como su tipología - como solicitudes de información, de creación, suspensión o desarrollo de un trabajo- para llevar un control mayor sobre el trabajo del equipo legal.
El ticketing jurídico ayuda a optimizar esfuerzos y organizar tareas dentro del área jurídica, para convertir los quebraderos de cabeza de una tarea ardua en un sistema efectivo y estandarizado. Este sistema permite conocer de quién provienen las solicitudes, quién se encargará de ellas, su estado, fecha de vencimiento… además de establecer KPI´s personalizados para poder medir todo ello.
¿Cómo funciona el ticketing jurídico?
El ticketing jurídico se compone de cuatro pasos para una gestión eficiente de las solicitudes legales:
- Crea una solicitud al área legal a través de un formulario estandarizado.
- Generación del ticket: este se crea a través de un número concreto de ticket.
- Asignación de solicitudes por parte del área legal.
- Acceso y visibilidad. El solicitante puede monitorizar las fases del ticket: creación, tramitación, suspensión, solicitud de información, etc.
Cómo el CLM impulsa el ticketing jurídico de tu compañía
Un software completo de Contract Lifecycle Management incluye el ticketing jurídico entre sus funcionalidades por lo que, desde una herramienta unificada, permite establecer este sistema de control en los equipos legales, además de gestionar, de principio a fin, todo el ciclo de vida de los contratos.
El primer paso para implementar este sistema es crear una plantilla de solicitud de ticketing jurídico que cumpla los requisitos deseados por el departamento legal. Gracias a la tecnología de la automatización y los metadatos que ofrece el CLM, puedes personalizar tu formulario con todas las preguntas necesarias a la hora de crear el ticket.
Permite conocer el tipo de consulta - elaboración de un contrato, revisión, consulta legal- de qué área proviene o la fecha, para realizar un seguimiento adecuado. Si lo que se solicita al departamento legal es la redacción de un contrato, se aconseja incluir en el formulario preguntas como la duración del acuerdo, si es a plazo fijo o renovable automáticamente, las formas de pago si es pago único o fraccionado o la descripción de las obligaciones de las partes, entro otros. Hay que tener en cuenta que el CLM permite recabar mucha información que posteriormente se puede reaprovechar en un clic para componer por arte de magia un nuevo contrato, por lo que conviene identificar elementos parametrizables.
Tras iniciar el proceso de una solicitud, desde el departamento legal se pueden generar los documentos de forma automática, ya que todos los datos se guardan en la plataforma de CLM de forma segura.
6 beneficios del ticketing jurídico para tu empresa
El sistema permite controlar, a vista de pájaro, todas las solicitudes que recibe el área legal. Pero sus beneficios no acaban ahí. De la mano de los filtros que ofrece el CLM, se ordenan las solicitudes en función de la necesidad, por fecha, prioridad, departamento o tipo de solicitud, entre otros. Además, se facilita la creación de informes de todo tipo, ya que todas esas vistas son exportables en formato Excel para su análisis y creación de reportes.
Este sistema trae consigo seis beneficios principales para el área legal:
- Visibiliza el trabajo de tu equipo legal y su aporte a la compañía.
- Mide indicadores clave del área legal.
- Establece una estrategia clara, prioriza y enfoca el trabajo del departamento.
- Agiliza el trabajo interdepartamental con el área legal. Hazla más accesible al resto de la compañía.
- Facilita el trabajo de los abogados in-house.
- Centraliza la información, crea reportes y analiza sin límites.
En resumen, el ticketing jurídico supone una herramienta primordial para los equipos pero, de la mano del CLM, su potencial hace que la eficiencia de tu departamento se multiplique y que pueda centrarse en tareas de alto valor humano, para dejar atrás la desorganización de tareas y el caos de solicitudes sin atender.
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